1. Chức năng

Giúp Giám đốc quản lý điều hành công tác kế hoạch, tài chính, văn thư - lưu trữ, hành chính, tổng hợp, kho quỹ, quản lý vật tư và tài sản của đơn vị.  

2. Nhiệm vụ

2.1. Nhiệm vụ hành chính

- Tổng hợp, quản lý, cập nhật, lưu trữ hồ sơ, lý lịch nhân sự của Trung tâm;

- Công tác nhân sự, thi đua khen thưởng, kỷ luật;

- Theo dõi, đề xuất nâng lương đúng thời hạn và trước thời hạn cho viên chức và người lao động;

- Công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các loại bảo hiểm khác;

- Tổng hợp báo cáo công tác theo định kỳ, báo cáo tổng kết và các loại báo cáo khác;

- Tham mưu lãnh đạo Trung tâm ban hành các văn bản, quyết định;…

- Tổ chức, chuẩn bị phòng họp, nội dung các cuộc họp theo định kỳ hoặc khi lãnh đạo yêu cầu và phân công người ghi biên bản cuộc họp;

- Tiếp nhận và xử lý các văn bản đi và đến, trình Giám đốc và chuyển đến các phòng, cá nhân có liên quan để giải quyết kịp thời, chính xác, đúng quy định;

- Gửi công văn đi của Trung tâm đến các cơ quan kịp thời và đúng địa chỉ;

- Quản lý, sử dụng con dấu và lưu trữ các công văn, giấy tờ của Trung tâm;

- Cấp giấy giới thiệu, công lệnh đi đường cho viên chức, người lao động đi công tác. Xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác tại Trung tâm;

- Bố trí xe ô tô cho lãnh đạo Trung tâm đi công tác;

- Hướng dẫn khách, các cán bộ đến làm việc tại Trung tâm. Thực hiện công tác đối ngoại của Trung tâm với các cá nhân, tổ chức và địa phương;

- Duy trì giờ giấc làm việc và sinh hoạt của cơ quan đảm bảo văn minh, sạch sẽ, gọn gàng;

- Tham gia phục vụ Hội thảo, Hội nghị, Tập huấn;

- Thực hiện công tác tạp vụ, bảo vệ cơ quan.

2.2. Nhiệm vụ vật tư, văn phòng phẩm

- Quản lý tài sản của Trung tâm theo quy định về quản lý tài sản chung và tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản hàng năm hoặc theo định kỳ;

- Kịp thời sửa chữa các trang thiết bị hư hỏng, đảm bảo các thiết bị của Trung tâm hoạt động tốt, một cách liên tục không ảnh hưởng đến năng suất lao động;

- Tổng hợp nhu cầu hàng tháng về văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ văn phòng của các phòng trình Giám đốc phê duyệt, thực hiện mua sắm và tổ chức cấp phát, quản lý trong quá trình sử dụng;

- Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, sửa chữa nhỏ các thiết bị trình Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện.

2.3. Nhiệm vụ kho quỹ

- Thực hiện công tác quản lý kho quỹ theo đúng quy định của Nhà nước;

- Thực hiện thanh toán tài chính, tạm ứng kinh phí đầy đủ, kịp thời đáp ứng với yêu cầu của công việc, không làm ảnh hưởng đến thời gian tiến hành công trình;

- Quản lý chặt chẻ việc thu, chi theo đúng nguyên tắc tài chính và trách nhiệm được giao.

2.4. Nhiệm vụ kế toán

- Thực hiện các quy định của pháp luật về công tác kế toán tài chính theo Luật Kế toán và các văn bản liên quan;

- Thực hiện theo dõi và giám sát tất cả các giao dịch tài chính của Trung tâm;

- Lập báo cáo tài chính định kỳ và kế hoạch tài chính theo yêu cầu của cấp trên;

- Có trách nhiệm hướng dẫn các cán bộ cơ quan thực hiện thanh quyết toán theo quy định;

- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán; đảm bảo hạch toán đúng, đủ các hoạt động của Trung tâm;

- Đề xuất và lập kế hoạch kiểm tra ngân quỹ; kiểm tra việc thu chi của thủ quỹ;

- Thực hiện kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản;

- Phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán;

- Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp giúp Giám đốc đưa ra các quyết định kinh tế - tài chính kịp thời, chính xác;

- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo đúng quy định của pháp luật;

- Cập nhật và thông báo các thông tin và vấn đề liên quan đến chính sách tài chính, thuế của nhà nước đối với các đơn vị và cá nhân liên quan đến Trung tâm;

- Lập dự toán các công việc liên quan đến nhiệm vụ của Trung tâm;

- Lập kế hoạch thu chi hàng tháng, quý, năm,… thực hiện công tác công nợ, công tác thuế,...

2.5. Nhiệm vụ kế hoạch

- Lập các hợp đồng, thanh lý nghiệm thu hợp đồng và bàn giao sản phẩm các công trình của Trung tâm;

- Lập các kế hoạch thực hiện công việc hàng tuần, tháng, quý, năm của Trung tâm;

- Báo cáo công việc, nhiệm vụ của Trung tâm theo tháng, quý, 06 tháng, cuối năm cho cấp trên;

- Lập dự án các công trình liên quan đến nhiệm vụ của Trung tâm;

- Phối hợp với các phòng thuộc Trung tâm xây dựng các đề cương, dự toán các công trình;

- Thực hiện ý kiến của Giám đốc tiến hành sắp xếp tổ chức công tác cho viên chức và người lao động của Trung tâm; đôn đốc, giám sát, kiểm tra các hoạt động của các viên chức, người lao động thực hiện công trình để hoàn thành công việc được giao.

2.6. Nhiệm vụ lái xe

- Thực hiện đưa đón lãnh đạo đúng thời gian địa điểm yêu cầu;

- Thực hiện và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những nhiệm vụ được phân công, đảm bảo tuyệt đối an toàn;

- Quản lý xe tốt, kiểm tra và chuẩn bị chu đáo đảm bảo phương tiện an toàn khi hoạt động tránh những trường hợp hỏng hóc khi vận hành xe;

- Xây dựng kế hoạch sửa chữa nhỏ trình Giám đốc phê duyệt để thực hiện.

2.7. Phối hợp các phòng chuyên môn để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

2.8. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.