Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình các cơ quan, tổ chức đã sản sinh ra rất nhiều văn bản, giấy tờ. Đây là những minh chứng quan trọng được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý đồng thời là nơi cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy để phục vụ cho các mục đích khác nhau của đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của mỗi cơ quan, tổ chức.

Để tài liệu thực sự là nguồn tư liệu quý giá, phục vụ đắc lực cho các mục đích khác nhau của đời sống xã hội thì những văn bản, giấy tờ này phải được sắp xếp, hệ thống một cách khoa học và hợp lý và theo tiêu chí cụ thể hay nói cách khác là tài liệu phải được lập thành hồ sơ công việc. Đây là một việc làm rất cần thiết đối với mỗi cán bộ, công chức, viên chức nói riêng và mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Việc lập hồ sơ công việc giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị quản lý, sắp xếp văn bản một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống đồng thời giải quyết công việc hàng ngày đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả, đáp ứng được những mục tiêu, yêu cầu cải cách nền hành chính của tỉnh.

Trong mỗi cơ quan, đơn vị công tác lập hồ sơ công việc được thực hiện tốt sẽ tạo được những hiệu quả sau:

- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công chức, viên chức. Trong mỗi cơ quan, đơn vị nếu việc lập hồ sơ công việc được quan tâm, chú trọng thì tất cả văn bản sản sinh ra trong quá trình giải quyết công việc sẽ được sắp xếp và phân loại theo từng vấn đề, sự việc phản ánh đầy đủ chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó đồng thời giúp cho việc tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời và hiệu quả. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung..

- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ. Mỗi hồ sơ được lập sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo cơ quan, các đơn vị, tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát, giữ gìn được bí mật của cơ quan, của ngành, của nhà nước.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Công tác lập hồ sơ công việc ở mỗi cơ quan nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của hồ sơ. Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những hồ sơ có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ được lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu ..., do đó nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ.